“L’ignorance coûte bien plus cher que l’information” : Un adage confirmé par les nombreuses études qui ont tenté d’évaluer le coût considérable du manque d’information. Ainsi, la necessité de disposer de la bonne information pour prendre la bonne décision fait consensus. C’est pourquoi nous sommes prêt à passer beaucoup de temps pour trouver l’information nécessaire. Mais ce temps de recherche est-il efficace ? Les études publiées montrent que ce n’est pas le cas. En effet, l’acquisition de l’information stratégique a un prix. Et ce prix peut être apparent ou caché, mesurable ou non mesurable. Pourquoi passons-nous donc autant de temps à chercher des informations ? Et quelles sont les les solutions pour optimiser l’efficacité des recherches ?

20% du temps des cadres est consacré à la recherche d’informations

Le developpement d’internet dans les entreprises a amené à une profonde transformation numérique de l’activité humaine, en particulier dans le monde des entreprises. Le temps de travail des cadres consacré à la recherche d’information semble avoir significativement diminué depuis 20 ans, notamment grâce aux gains de productivité permis par l’usage de nouvelles applications. Cependant, il reste une part très importante de leur activité dédiée à la collecte et au traitement d’informations. C’est vrai pour les managers et cadres intermédiaires, mais plus encore pour les cadres supérieurs et dirigeants.

Les différentes études sur le sujet sont assez cohérentes et montrent une évolution dans le temps :

• Déjà en 2001, L’International Data Corporation publiait un livre blanc intitulé “Le coût élevé de ne pas trouver d’informations“, indiquant que “le travailleur intellectuel passait environ 2,5 heures par jour, soit environ 30 % de la journée de travail, à rechercher des informations… Cette part montait à 60 % pour les dirigeants d’entreprise”.
• En 2007, une enquête d’Accenture, menée auprès de plus de 1 000 cadres intermédiaires de grandes entreprises, indiquait que ces employés passaient près de 2h par jour, soit 25% de leur temps à rechercher les informations nécessaires à leur travail, et lorsqu’ils les trouvent, elles sont souvent erronées.
• En 2013, une étude de McKinsey confirmait ce temps de recherche et de collecte à 1,8 heure par jour, ou 9,3 heures par semaine en moyenne, soit 20% du temps de travail.
• Plus récemment, l’Association Information et Management estimait à 7 h 30 par semaine le temps moyen passé à chercher une information sans la trouver, soit près de 20% du temps de travail.

Le premier coût caché de la recherche d’information est donc le temps de travail des cadres mobilisés dans cette activité chronophage. Et plus on est élévé dans la hierarchie, plus ce temps augmente. Le coût caché est donc encore beaucoup plus important chez les dirigeants d’entreprises, qui bénéficient généralement de rémunérations supérieures.

Pourquoi la recherche d’information prend elle du temps ?

• Le manque de formation des cadres à une recherche d’information efficace
  Selon différentes études, le principal problème serait le manque de connaissances dans la façon de trouver les bonnes informations. D’autres raisons expliquent aussi le temps important consacré à la collecte de données, comme la difficulté à obtenir des informations précises sur le marché et la concurrence. En conséquence, la qualité des informations exploitées est souvent peu satisfaisante et engendre un risque d’exploitation accidentelle d’informations erronées.
• Une profusion d’information de différentes natures donc difficilement exploitables
  Plus le monde se digitalise, plus l’activité humaine génère de nouvelles données : systèmes de gestion d’entreprise, medias sociaux, applications, open data, internet des objets, etc… Depuis le début du web, le nombre de sites et de pages indexées poursuit une croissance exponentielle, sans compter le web profond, non indéxé par les moteurs de recherche. Il y a donc une saturation des informations disponibles et une difficulté à les exploiter correctement. Ainsi, plus de la moitié des informations collectées n’ont en fait aucune valeur pour les managers, car elles sont souvent erronées ou obsolètes.
• La multiplicité des sources et des systèmes d’informations engendre une difficulté à compiler les données. 
  En effet, plus il y a de systèmes d’information, plus il est difficile pour les utilisateurs de trouver ce qu’ils cherchent. Selon l’AIIM, l’association internationale de gestion de l’information, près de 30% des entreprises ont plus de 10 systèmes internes différents. En conséquence, plus de 75 % des managers de l’information n’arrivent pas à trouver la bonne information, au sein de leur entreprise, au moment où ils en ont besoin. Cela impacte grandement l’efficacité et la rapidité d’exécution de l’entreprise.
• Une mauvaise diffusion des informations en interne
  Chaque département effectue ses propres recherches et dispose d’informations que les autres n’ont pas. En effet, toute organisation engendre nécessairement des “silos” qui cloisonnent l’information et la connaissance. De nouveaux systèmes collaboratifs ont pourtant permis de réduire cette rétention d’information, en créant des canaux d’échanges transversaux. Mais il est encore fréquent de voir un même travail peut être réalisé plusieurs fois au sein de l’entreprise. Et plus encore de créer des asymetries d’information au sein de l’organisation.

Quelles sont les conséquences pour l’entreprise ?

• La perte de productivité : Le temps passé à rechercher des documents, et la perte de ces documents, ont un impact sur la productivité des collaborateurs et donc sur la rentabilité de l’entreprise. Cette non gestion de l’information entraîne des coûts contraignants.
• La perte de performance et d’opportunités : Lorsque les informations ne sont pas correctement structurées, consolidées, et partagées, les flux de travail ne sont pas optimisés. Les processus décisionnels sont alors entravés, entrainant des prises de décisions insuffisamment fondées, ou pire, erronées. Ces erreurs ont un impact sur la performance des métiers, donc sur la rentabilité de l’entreprise. Les pertes de temps entrainent des longs délais de réponse aux demandes clients, et la teneur des informations, lorsque récupérées, sont parfois insatisfaisantes car incomplètes.
• L’engorgement des systèmes de stockage informatique : Les documents stockés en local sont nombreux, et les sauvegardes manuelles sont souvent accompagnées d’erreurs de manipulations. Le service informatique est alors régulièrement sollicité, et doit dégager du temps et des ressources à la résolution de ces erreurs. Les documents qui sont sauvegardés sur les postes de travail en local, puis sur le réseau de l’entreprise, et aussi présents dans les pièces jointes des emails, existent alors en trois exemplaires. Cela entraine une explosion des volumes de fichiers stockés dans les serveurs. Ce stockage inutile entraine des coûts d’achat de serveurs ou de mémoire cloud supplémentaire.
•  La fuite d’information : Le départ d’un collaborateur est suivi de la fermeture de son poste de travail, contenant entre autres, des documents sauvegardés en local. De nombreuses informations sont alors d’une part définitivement perdues, et d’autre part la confidentialité de ces documents n’est pas assurée car ils peuvent avoir été conservés par le collaborateur.
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Comment réduire le temps de recherche d’information ?

La rentabilité des entreprises dépend, entre autres, d’une bonne gestion des flux d’information, il est donc très profitable de disposer d’un système d’information intégré et adapté à l’organisation et aux enjeux liés à la gestion d’information. Voici quelques éléments à considérer :

• Simplifier l’accès à l’information en interconnectant les systèmes. Il s’agit d’abord de centraliser les données, ou plutôt d’intégrer des systèmes d’information, aggrégant l’information pertinente. Il est ensuite nécessaire d’organiser l’information pour savoir ou elle se trouve et éviter des redondances. Chaque type d’information doit donc avoir une place unique et être ensuite disponible dans les systèmes utilisés effectivement par les utilisateurs dans le cadre de leur activité courante.
• Automatiser pour réduire le temps de traitement de l’information
   La majorité des projets métiers implique au plus des équipes transverses, au moins plusieurs collaborateurs du même département. Votre GED doit donc permettre de travailler de manière collaborative, via des processus de workflows qui simplifient les flux documentaires. En créant des circuits de validation de documents ou de dossiers, et en créant des alertes en cas de dépassement des délais de traitement, vous assurez que tous les processus sont gérés de bout en bout, de manière rapide et efficace.
• Organiser les flux d’informations internes et externes. Il est important de bien distinguer les informations issues de sources externes des informations produites en internes. Ces dernières relèvent du coeur de métier de l’entreprise. Plus sensibles, elle nécessitent une gestion des niveaux de confidentialité et une protection adaptée. En revanche, les données externes sur l’environnement peuvent être gérées de manière plus souple. La gestion des données externes peut même être confiée à un prestataire spécialisé, libérant ainsi des ressources internes.
• Partager et cibler la diffusion de l’information selon les besoins des communautés internes
  L’organisation des entreprises en silos reste importante malgré d’importantes alémiorations dans les systèmes d’informations, qui permettent un meilleur partage de l’information en interne. Cependant, certains départements de l’entreprise continuent de disposer d’informations auquels les autres n’ont pas accès, ou alors beaucoup plus tard. Cela n’est plus compréhensible pour l’information externe, qui doit être diffusée en même temps aux bonnes personnes. Il est donc nécessaire d’organiser cette diffusion en interne.
• Former les cadres et dirigeants à la recherche d’information efficace, mais aussi aux méthodes de partage, d’analyse et de protection. Différents outils de communication et formation peuvent être mis en place : Webinaires, communication internes, sessions de formation, tutoriaux, etc. C’est aussi en développant de bonnes pratiques individuelles que l’on améliore la productivité collective.

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